Archivieren ist nicht schwer – Einfache Schritte für mehr Überblick

Wer kennt es nicht? Zum fünften Mal ist etwas gefunden, was eigentlich gar nicht gesucht wird. Doch die wirklich wichtigen Unterlagen bleiben verschollen und sind auch am Ende des Tages nicht aufgetaucht. Das raubt nicht nur jede Menge Zeit, sondern nimmt auch die Motivation. Besonders belastend ist es im Arbeitsprozess.

Schnell stellen sich hier auch die Fragen, wohin mit den alten Unterlagen und wie geht es richtig? Was darf weg und was nicht? Alles gar nicht so einfach.

Was aber kompliziert klingt, muss es nicht sein. Es braucht nur ein paar Regeln und natürlich das richtige System.

 

1. Tipp: Vorüberlegungen

Einfach wild ein paar Unterlagen in Kisten werfen und auf den Boden schaffen, bringt natürlich nichts. Es ist ein System gefragt, um nicht noch mehr im Chaos zu versinken. Das ist bei wichtigen Firmenunterlagen ganz besonders wichtig.

Ein Archiv nützt somit nichts, wenn auch dort keine Ordnung herrscht und alles wild durcheinander liegt.

Somit sollten vor dem Anlegen und dem Beginn der Archivierung ein paar Vorüberlegungen getroffen werden. Diese lassen sich am besten und einfachsten in W-Fragen beantworten und ausformulieren.

• Wo sollen die Unterlagen einen Platz finden?
• Warum ist es wichtig, diese Unterlagen aufzuheben?
• Wie lange ist die Aufbewahrung notwendig?
• Wie sollen die Unterlagen aufbewahrt werden (in Papier oder digital)?
• Wer ist für die Archivierung zuständig?

 

2. Tipp: Grund für die Archivierung kennen

Es braucht einen Sinn, das ist keine Frage und wird hier nach einer Antwort gesucht, ist die in den meisten Fällen klar: Es gibt Aufbewahrungsfristen, die in Firmen und auch privat eingehalten werden müssen. Verstöße können hohe Strafen nach sich ziehen.

Dabei verschwimmt oft eine Grenze. Menschen neigen dazu, Unterlagen aufzubewahren, die gar nicht mehr wichtig sind. Einfach nur, weil sie irgendwann noch einmal eine Rolle spielen könnte. Die Realität zeigt aber, dass sie das meistens nicht tun.

Hier kann das Wegwerfen auf Probe helfen und ein wichtiger Grundstein für mehr Ordnung sein. Das ist ganz einfach:

• Unterlagen in eine Kiste legen, bei denen Unsicherheit herrscht
• Kartons immer aussagekräftig beschriften
• Datum der Entsorgung ebenfalls auf der Kiste notieren
• Kiste so lagern, dass auch im Archiv ein schnelles Entdecken möglich ist (sonst wird sie wieder vergessen)

 

3. Tipp: Ort der Archivierung wählen

Hier gibt es eine klare Unterscheidung: Papier oder digital.

Wer sich für die Papierform entscheidet, muss mit viel Platz und zusätzlichen Kosten rechnen. Die Zeit der Suche kann auch lange dauern. Digital ist schnell und günstig. Allerdings braucht es hier Personal und Kenntnisse. Doch gerade bei der digitalen Form steht auch der Umweltschutz im Vordergrund. Weniger Papier hießt einen guten Beitrag für die Natur zu leisten.

Fällt die Entscheidung auf digital, braucht es natürlich eine Festplatte und im besten Fall ein externes Speichermedium. Sollte es Probleme mit dem Computer geben, sind somit alle Daten gesichert und gehen nicht verloren. Auch braucht es einen IT-Fachmann, der sich zumindest bei der Einrichtung der Plattform damit befasst. Laien haben hier oft Probleme und wenn es um sensible Daten einer Firma geht, ist Sicherheit und Genauigkeit von großer Bedeutung.

Digital ist jedoch nicht immer möglich oder ratsam. Wer sich für die andere Variante entscheidet, greift im besten Fall auf Ordner, Hängemappen oder weitere Systeme zurück. Das richtet sich nach den Unterlagen. Die Auswahl ist groß und sicherlich sind schnell geeignete Unterstützer aus diesem Bereich gefunden.

 

4. Tipp: Effiziente Archivierung ist wichtig

Es braucht eine klare Linie. Nur so kann es auch mit der Archivierung klappen. Wer alles wild durcheinander im Archiv ablegt, wird auch damit keine Freude haben.

Somit sollten Gruppen festgelegt werden, die z.B. nach Personal, Produktion und Entwicklung geordnet sind. Natürlich können noch weitere hinzugefügt werden. Je nachdem, was für eine Firma betroffen ist und welche Grundlagen wichtig sind.

Von großer Bedeutung ist aber auch die Systematik. Die Archivierung sollte zum einen nach Nummer (Kundennummer usw.) und nach dem Alphabet erfolgen.

Jeder sollte für sich entscheiden, was für sein Unternehmen und Vorhaben wichtig und ausreichend ist. Ordnung ist entscheidend und dass am Ende alles schnell gefunden werden kann. Wege und Suchzeiten müssen verkürzt werden. Es braucht eine Struktur, die von allen Beteiligten wahrgenommen und umgesetzt werden kann.

 

5. Tipp: Fristen für Geschäftsunterlagen kennen

Gar nicht so einfach, aber wohl der wichtigste Punkt, wenn es um das Archivieren geht. Nur so kann verhindert werden, dass Unterlagen über Jahre „verstauben“, ohne dass sie eigentlich noch eine Bedeutung haben.

Somit ist es sehr wichtig, dass Informationen über die Fristen eingeholt werden. Hilfe gibt es im Internet oder beim Steuerberater.

Sind die Daten erst einmal bekannt, sollten diese auch gleich auf der Kiste oder im digitalen Ordner hinterlegt werden. Auf diese Weise bleibt die Übersicht erhalten und nichts bleibt zu lange auf dem Rechner oder im Lager.

Mit der Zeit wird die Kontrolle fast von allein erfolgen. Jedes Mal, wenn das Lager betreten wird, oder die Digitalisierung genutzt wird, fällt der Blick auch auf die anderen Unterlagen. Ein Aussortieren ist dann nur noch eine Frage des Sehens.

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